Muutaman kuukauden sisällä jokainen Suomen Nuorkauppakamarit ry:n jäsen saa oman Office 365 tunnuksensa. Tunnuksena toimii etunimi.sukunimi@jci.fi osoite, joka on samalla henkilökohtainen JC-sähköposti. Aluksi suunnitelmissa otetaan käyttöön sähköposti, Teams-keskustelut ja SharePoint-työtilat. Office 365 siirtymää on valmisteltu jo kuukausia ja sen eteen on vuodettu verta, hikeä ja kyyneliä. Lue lisää miksi siirrymme https://nuorkauppakamarit.fi/office-365/
Tällä hetkellä suurin osa pilottitunnuksista on luotu ja toimitettu. Keskusliitto, alueorganisaatiot sekä kansalliset ja alueelliset tiimit käyttävät jo Office 365 ympäristöä. Tämän lisäksi pilotissa ovat mukana Airisto, Helsinki, Lahti, Oulu ja Rovaniemi.
Käyttöönottoa varten on luotu ohjesivusto, joka on jo valmis käyttöön. Uusia ohjeita tuotetaan samaa tahtia kun niitä tarvitaan. Ohjeet löytyvät sekä suomeksi että englanniksi. Keskusteluiden puolella lähdetään kohdistamaan Facebook-ryhmien sijaan keskustelut Teams-kanaviin ja pikaviestin-keskustelut Messengeristä ja WhatsApista Teamsin pikaviestimeen. Siirtymävaiheessa on tarjolla #sekametelisoppa, jossa käytetään rinnakkain kahta järjestelmää. Muistathan laittaa tärkeiden asioiden ilmoitukset sekä Facebookin-ryhmään että sitä vastaavaan Teams-kanavaan.
Kuka tahansa voi luoda tiimejä järjestelmään – haluamme pitää tämän avoimena, kunnioitathan siis tiimien luomisen sääntöjä palvelun avautuessa kaikille. Nyrkkisääntönä on, että kamarille luodaan yksi tiimi ja kamarin sisäiset projektit ovat tiimin sisäisiä kanavia Teamsin puolella. Kamarin hallitus voi halutessaan tehdä oman tiimin, mutta älkää nimetkö vuosilukua ettei joka vuosi tule uutta tiimiä. Sen sijaan vuoden vaihtuessa vaihdetaan tiimin jäsenet. Sama periaate pätee kansallisiin ja muihin projekteihin. Tehdään yksi tiimi projektille ja aluekohtaiset tai muut haarautuvat alaryhmät saavat jokainen oman kanavansa, eivät omaa tiimiä.
Aluevuosikokouksiin tulee tietoisku ja esittely Office 365 palveluista. Esityksessä läpikäydään muutoksen syyt ja käytännön esimerkkejä käyttöönotosta sekä käytöstä. Esitykseen varataan myös aikaa kysymyksille ja demolle. Henkilökohtaiset tunnuksesi toimitetaan sähköpostiin, joka sinulla on M-Filesissä. Tunnuksen ja salasanan mukana saat ohjeen miten ottaa palvelun ja jäsenkanavat käyttöön sekä linkit kaikkiin olennaisiin ohjeisiin.
Lisätietoja
Karl-Johan Spiik
Viestintäpäällikkö | National Officer, Communications 2019
Suomen Nuorkauppakamarit ry | JCI Finland
Puh. +358 440 677 776
karl-johan.spiik@jci.fi
