N

Office 365

Suomen Nuorkauppakamarit on tekemässä merkittävää sisäisen viestinnän uudistusta. Uudistuksessa jokaiselle SNKK:n jäsenelle ja koejäsenelle luodaan etunimi.sukunimi@jci.fi sähköpostiosoite, joka toimii myös tunnuksena Office 365 palveluihin.

LYHYESTI MIKSI

  1. Keskitetty viestintäkanava
  2. Kattavat hakutoiminnot viestintäkanavariippumattomasti
  3. Laiteriippumaton viestintä

VISIO 

Muutoksen taustalla on visio, jossa 

  • Suomen Nuorkauppakamarien sisäinen viestintä keskittyy pääosin yhden työkalun ja tunnusten taakse. 
  • Keskustelut siirtyvät pois Facebookista ja WhatsApista ja ovat keskitettynä yhteen paikkaan, josta tieto löytyy kätevästi jälkeenpäin myös yhden hakutoiminnon takaa.  
  • Jokainen Suomen Nuorkauppakamarien jäsen viestii kätevästi kännykällä, tabletilla ja tietokoneella yhden työkalun avulla eikä informaatio ole enää pirstaloitunutta ympäri Internetiä eri palveluissa. 

TAUSTAA 

Syynä muutokseen on fakta, että sisäinen viestintä on yhdistelmä eri yhdistysten nettisivuja ja Facebook-ryhmiä.  Tämän rinnalle on noussut lukemattomat WhatsApp-ryhmät. Meiltä puuttuu viestinnällinen intranet, josta jokainen näkee itselleen kohdistetut tapahtumat, uutiset ja työkalut. Monikanavaisuudesta on kärsitty pitkään ja nyt on valittu alusta, johon saadaan kaikki yhdistymään. 

M-Files ja Agendium tulevat pysymään kansallisella tasolla. M-Files tullaan upottamaan uuteen viestinnälliseen intraan. Kun sen käyttöönotto on valmis, aletaan pohtia M-Filesin ja Office 365 tunnusten yhdistämistä. Siirtymän aikana ne pysyvät erillisinä, koska emme halua vaarantaa kenenkään pääsyä M-Filesiin. Se on meidän toiminnallinen intra mm. tiedostojen, materiaalipakkien, jäsenrekisterin, suoritusten ja kantakorttien suhteen. 

OHJEISTUS 

Kaikkeen tullaan tekemään ohjeita ja tietohallintotiimi auttaa normaalisti tuki@jci.fi osoitteen kautta. Alussa voi tuntua raskaalta, että tulee taas uusi järjestelmä ja tunnukset. Pyydän kaikki pitämään mielessä kuitenkin vision, että muutaman vuoden sisällä meillä olisi vain yhdet tunnukset ja yksi työkalu niin kamari kuin kansallisella tasolla. Jos tuskailet, että töissä on jo Office 365 tunnukset, niin yhteiskäyttöön tulee myös erilaisia ohjeita.

STRATEGIA 

Strategiana on luoda kaikille tunnukset ja siirtää pikkuhiljaa keskustelut pois WhatsApista ja Facebookista Teamsiin. Teams- niminen sovellus löytyy kännykkäsi sovelluskaupasta ja selaimella sinne pääsee osoitteessa https://teams.microsoft.com. Tietokoneelle löytyy myös sovellus, jonka saa menemällä selaimella em. osoitteeseen ja vasemmasta alakulmasta klikkaamalla ”Get app”.

 

 

 

 

 

 

AIKATAULU

Päivitä oma sähköosoittesi M-Filesiin. Siellä olevaan osoitteeseen toimitetaan uudet tunnukset helmikuun aikana!

Lisätietoja: Office 365

PILOTTIRYHMÄT

Keskusliitto, alueorganisaatiot ja kansalliset tiimit ovat pilottiryhmiä. Pilottiryhmillä on käytössä jo etunimi.sukunimi@jci.fi tunnukset Office 365:een. Olemassa olevien lisäksi voimme ottaa kamareita tai tiimejä pilottiryhmiksi seuraavin reunaehdoin:

  • pilottiryhmän edustaja pyytää viestintäpäälliköltä Karl-Johan.Spiik@jci.fi luvan päästä pilottiryhmäksi
  • tietohallintopäällikkö Arto.Tanskanen@jci.fi toimittaa Excel pohjan, joka tulee täytttää ohjeiden mukaan
  • Pilottiryhmän edustaja saa takaisin Excelin, jossa on jokaisen käyttäjän väliaikaiset salasanat ja hoitavat niiden jakelun itse, tietohallinto ei jaa tunnuksia yksittäin pilottiryhmälle
  • tietohallinto ei anna tukea Office 365 käyttöön erikseen pilottiryhmille, tuki alkaa vasta maaliskuussa, kun kaikille muillekin SNKK:n jäsenille on luotu tunnukset

Lisätietoja

Karl-Johan Spiik
Viestintäpäällikkö | National Officer, Communications 2019
Suomen Nuorkauppakamarit ry | JCI Finland

Puh. +358 440 677 776
karl-johan.spiik@jci.fi
www.nuorkauppakamarit.fi